אוטומציה לעסק- כך תחסכו זמן וכסף

גם אתם מבזבזים זמן על ניהול הלו"ז תיאום עם לקוחות, תיעוד פגישות?

הנה דוגמא לישום אוטומציה בעסק שחסכה זמן עבור יונתן, בעל עסק ותיק , ואפשרה לו להיות הרבה יותר יעיל: יונתן נתקל בקשיים בניהול הלו"ז וקביעת פגישות עם לקוחות פוטנציאליים. התהליך הידני של קביעת פגישות, שיתוף חומרים ועדכון ה-CRM היה תובעני וגרם לפספוסים וחוסר יעילות. כדי לפתור את הבעיה, יישמנו מערך אוטומציה מורכב ששינה את ניהול הפגישות שלו.

האוטומציה כללה את התהליכים הבאים:

כל לקוח חדש שקבע פגישה דרך המערכת, נוצרה פגישת זום אוטומטית, וגם הוכנס ליומן גוגל. הלקוח קיבל את כל פרטי הפגישה כולל הקישור ותזכורת יום לפני הפגישה.
בנוסף נפתחה תיקיה חדשה ב-Google Drive עם כמה קבצים עם חומרים לעבודה, כמובן עם שם של הלקוח. התיקיה שותפה אוטומטית ללקוח, כל הפרטים נוספו למערכת ה-CRM, ולאחר הפגישה, קיבל סיכום של הפגישה במייל וחומרים נוספים לתחילת העבודה.
כל השלבים אלו, בוצעו אוטומטית ללא מגע יד אנושי!!

השפעת האוטומציה הייתה משמעותית: יונתן חסך שעות עבודה שבועיות, מה שאיפשר לו להתמקד בפיתוח המוצר ובשיחות עם לקוחות, במקום בניהול טכני של פגישות. זמן ההכנה לפגישה הופחת באופן משמעותי, והלקוחות הרגישו מוערכים ומנוהלים בצורה מקצועית יותר.

אז מה היה לנו כאן? פשוט תהליך אוטומציה עסקית, שלקח את המשימות והמטלות שיונתן עושה בקביעות בעסק שלו, משימות שלקחו זמן ואנרגיה ולא היו מספיק יעילות, והימרנו אותם לעילות אוטומטית שלא דורשת מיונתן כלום!

מה ההבדל בין אוטומציה עיסקית לשיווקית?

אוטומציה עסקית –

שימוש במערכות אוטומציה כמו MAKE וZAPIER שמאפשרות להמיר פעילויות עסקיות שגרתיות בתוך העסק לסדרת פעולות המתבצעות באופן אוטומטי. לדוגמא: אם אני רגילה בסיום הדרכת זום שאני מעבירה להוריד את הסרטון, להעלות אותו ליוטיוב ולפרסם אותו באתר הקורסים שלי – מטלה שלוקחת זמן בכל פעם מחדש:  אני יכולה להגדיר אוטומציה , שבכל פעם שאני שומרת בזום הקלטה עם מילה מסוימת , באופן אוטומטי, הסרטון הזה יעלה ליוטיוב ויכנס לאתר הקורסים שלי לתוך פוסט חדש.

הנה דוגמאות לתהליכים נוספים שיכולים להביא ערך מוסף גדול לעסקים. ההבנה שאוטומציה יכולה לשנות את פני הפעילות השוטפת של העסק הובילה אותנו לפתח וליישם תהליכים אוטומטיים נוספים:

1. הכנסת לידים אוטומטית למערכת CRM ממקורות הגעה שונים: משתתפים בוובינר שנשארו מעל לשעה, גולשים שהשאירו פרטים בדף נחיתה, הרשמות דרך טפסים חיצוניים, ואפילו מיילים שנשלחו כתגובה לקמפיין שיווקי. כל אלה מתועדים אוטומטית ומסווגים ב-CRM, מה שמאפשר ניהול יעיל וממוקד של הלידים.

2. חיבור למרכזיה טלפונית: השיחות הנכנסות והיוצאות מתועדות ומשולבות באופן אוטומטי במערכת ה-CRM. מה שמאפשר לנו לנתח את השיחות, לשפר את איכות השירות ולהבטיח שאף לקוח לא נשכח.

3. הצעות מחיר וחיבור למערכת חתימות דיגיטליות: שליחה אוטומטית של הצעות מחיר מותאמות אישית, עם כל הפרטים הרלוונטיים ללקוח  שיכול לחתום עליה באופן דיגיטלי. ברגע שהחתימה מתבצעת, סטטוס הלקוח במערכת ה-CRM מתעדכן אוטומטית ל "נסגר בהצלחה". תהליך זה מאפשר סגירת עסקאות בצורה מהירה וחלקה, מקצר את מחזור המכירה ומשפר את חוויית הלקוח, תוך הקטנת הצורך בניירת פיזית ותהליכי אדמיניסטרציה מיותרים.

4. יצירת חשבוניות אוטומטית: לאחר קליטת הרכישה, המערכת יוצרת חשבונית באופן אוטומטי ושולחת אותה ללקוח, דבר שמקטין את הצורך בטיפול נפרד ומנהלי.

אוטומציה שיווקית-

שימוש במערכות שיווקיות לביצוע פעילויות אוטומציה המתמקדות במערך השיווק בלבד- דיוור, פרסום וכד'. לדוגמא: גולש בחנות דיגיטלית הוסיף פריט לעגלה ולא רכש. המערכת יכולה לשלוח לו הודעה אוטומטית עם קופון הנחה כדי לעודד אותו לרכישה.

הנה דוגמאות נוספות לאוטומציות שמאפשרות לנו לייעל את תהליכי השיווק של העסק:

1. קליטת רכישות מאתר לתוך המערכת: כל רכישה שמתבצעת בחנות הדיגיטלית (למשל ב-WooCommerce) מתעדכנת אוטומטית ב-CRM, מה שמאפשר ניהול מלאי יעיל יותר ותזמון מדויק של קמפיינים שיווקיים.

2. חיבור למערכת וואטסאפ: האינטגרציה עם וואטסאפ מאפשרת שליחת הודעות מיידיות ואישיות ללקוחות, מה שמחזק את התקשורת והקשר עם הלקוחות.

3. אוטומציית תזכורות לחידוש שירות או מנוי: יצירת תזכורות אוטומטיות ללקוחות לפני תום תקופת המנוי או השירות, כדי לעודד חידושים ולשמור על יחסי לקוחות ארוכי טווח.

4.  אוטומציה של תהליך עדכון המלאי:  מעקב אוטומטי אחר רמות המלאי והזמנת מוצרים באופן אוטומטי כאשר המלאי נמוך מסף מסוים, מה שמונע מצב של חוסר במלאי ומבטיח זמינות מתמדת של המוצרים ללקוחות.

הטמעת אוטומציות אלו ואחרות יכולה לשנות באופן מהותי את יעילות העסק, לחסוך זמן ומשאבים ולשפר את חוויית הלקוח. בעידן הדיגיטלי הנוכחי, השקעה באוטומציה היא לא רק המלצה – היא חובה לכל עסק שמעוניין להישאר רלוונטי, יעיל ומתקדם.

רוצים לבחון אפשרות לאוטומציה לעסק שלכם? השאירו פרטים כאן ונחזור אליכם!