מירי, בעלת עסק לייעוץ נדל"ן. פנתה אלינו במטרה להקים תיבות מייל חדשות לעובדות שלה, אך עם דגש חשוב: לשמור את כל ההתכתבות מהמייל הישן. מירי הבינה שכדי לנהל את העסק שלה בצורה אפקטיבית ומסודרת, היא חייבת להשתמש בתיבת מייל עסקית שמותאמת לצרכים שלה.
יוסי, מנהל חברת לוגיסטיקה קטנה, רצה לפתוח תיבות מייל לכל העובדים החדשים שלו. הוא התלבט באיזה שירות לבחור, כזה שיספק לו את האבטחה, המהירות והנוחות שמייל עסקי יכול להציע. לקוח אחר, גם הוא מתחום הנדלן , ביקש תיבת מייל נפרדת במיוחד עבור מערכת הדיוור שלו, כדי שהמיילים השיווקיים שלו לא יגיעו לתיבת הספאם של הלקוחות הפוטנציאליים.
לשלושת הלקוחות הללו יש דבר אחד משותף: הצורך בתיבת מייל עסקית אמינה ומקצועית שתשפר את התקשורת, תייעל את העבודה ותשדר מקצועיות ללקוחות ולעובדים כאחד.
מהי תיבת מייל עסקית ולמה זה חשוב לעסק שלך?
תיבת מייל עסקית היא כלי חיוני לכל עסק המעוניין לשמור על תקשורת מקצועית, מסודרת ואמינה עם הלקוחות, השותפים והעובדים שלו. מייל עסקי עם דומיין מותאם אישית (לדוגמה, [email protected]) מסייע לבנות אמון ומותג, ומשדר מקצועיות.
למה כדאי להשתמש בתיבת מייל עסקית?
1. מקצועיות ואמון: כתובת מייל עסקית יוצרת רושם מקצועי ומשדר אמינות רבה יותר בהשוואה למיילים חינמיים כמו Gmail.
2. ארגון ובקרה: תיבות מייל נפרדות לעובדים מאפשרות לארגון לעקוב אחרי התכתובות ולוודא שהן מנוהלות בצורה מסודרת ויעילה.
3. אבטחה: שירותי מייל עסקיים לרוב מציעים שכבות אבטחה נוספות שמגנות על התכתובות העסקיות שלך.
איך לפתוח תיבת מייל עסקית?
ישנן שתי דרכים עיקריות להקים תיבת מייל עסקית:
1. תיבת מייל וירטואלית על השרת של האתר:
היתרונות של השירות: ללא עלות כספית, גיבוי של המיילים בשרת עצמו, מאפשר להתחבר לכתובת המייל הרגיל והמוכר.
חסרונות: תופס נפח איחסון, עלול להתנתק.
איך מקים תיבת מייל כזו? פונים למנהל השרת שלך כדי שיתפתח תיבות מייל ויתן לך את ההגדרות של התיבות> בהגדרות של הגימייל בוחרים באפשרות חשבונות ויבוא> בדיקת דואר מחשבונות אחרים> הוספת חשבון אימייל.
2. שירות של Google Workspace (או של מייקורסופט):
היתרונות הבולט הוא כמובן הממשק המוכר של Gmail, ניהול פשוט של התיבות, אבטחה מתקדמת, אינטגרציה עם כלים אחרים של גוגל כמו Drive, Calendar ועוד.
החסרונות: עלות חודשית לכל תיבה, מתחילים עם תיבת מייל חדשה.
איך להקים תיבת מייל כזו? נרשמים לשירות דרך אתר Google Workspace. תהליך ההתקנה כולל הגדרת דומיין ויצירת תיבות מייל לעובדים.
חשוב לדעת שניתן לייבא את המיילים ואנשי הקשר מהג'ימייל הישן לחדש! דרך כל ההגדרות בגימייל> כרטיסיית חשבונות ויבוא> יבוא דואר ואנשי קשר.
ועכשיו הגענו לנושא חשוב במיוחד בהגדרות תיבות מייל- אימות הדומיין כך שהמיילים השיווקיים לא יגיעו לספאם: יש להגדיר 3 הגדרות חשובות בדומיין: SPF, DKIM ו-DMARC (את ההגדרות יש לקבל ממערכת הדיוור).
לסיכום, בחירת שירות המייל המתאים ביותר תלויה בצרכים והתקציב של העסק שלך. שירות כמו Google Workspace יכול להציע פתרון מקיף ונוח, בעוד תיבות מייל על השרת של האתר עשויות להתאים למי שמחפש שליטה מלאה ועלויות נמוכות יותר.
הדרכה נוספת על יצירת מסננים בג'ימייל, כי שתקבלו את הטפסים מהאתר ולראשי ולא לספאם>>
