מאת יעל זלץ:
האם את מתכננת את 2022?
אני התייאשתי מלתכנן...
תוכן עניינים
האם אפשר לתכנן?
אחרי קורונה, 2020 שכמעט לא נחשבת, 2021 עם פוסט קורונה פעילה ודיבורים על גל חמישי – את מרגישה שלתכנן את השנה הבאה, 2022, זו בדיחה שלא מצליחה להצחיק. הרי כל מה שחשבנו התבלגן לנו, כל התכניות נגנזו, מה שחשבנו שיכניס לנו כסף – היה בזבוז גדול, ומה שתכננו להוציא – לא קנינו, אז למה לתכנן?
כיום, יחד עם המילה "תכנון" באות התחושות – אכזבה, תסכול, כעס, אשמה, האשמה, החמצה וגם בלגן, בלבול, חוסר אונים ו…
לכן, לפני שנדבר על "איך" לתכנן, לפני שנחליט על השיטה שמתאימה לנו, ואם נעשה את זה באקסל או בתוכנה מיוחדת, עם או בלי יעוץ ממוקד – קודם כל, בואי נדבר קודם על התכנון בעצמו ועל הגישה שלנו לתכנון.
בעלות עסקים אוהבות, כמו כולם, שיתנו טיפים ברורים שאומרים לנו מה לעשות.
אבל, הפעולות שנדרשות כדי לבצע משימה הן כמו קצה הקרחון שמציץ מעל המים בים.
הקרחון מטעה, כי רובו סמוי מן העין, וכך, כשהרואים חושבים שהם יודעים מה הקרחון – נגרמת התנגשות שהיא אסון!
טיפים והוראות איך, טכנית, מתכננים, מתעלמים ממה שאת מרגישה כשאת צריכה לתכנן – ולכן לא ישיגו את המטרה. תלמדי את השיטות הכי מתקדמות לתכנון עסקי ולבניית תחזית עסקית – אבל תסבירי לעצמך שאת, בעסק שלך, אינך יכולה להשתמש בה, ושהיא אינה מתאימה לך, ללקוחות שלך, לשוק שבתוכו את פועלת, ובכלל.
כדי להשקיע את הזמן הדרוש לבניית תכנית עסקית, עלינו להאמין, קודם כל, שבכלל אפשר לתכנן. הנה – קדימה!
לפעמים אנחנו מרגישות שהזמן של התכנון הוא "חבל על הזמן" – יש כל כך הרבה דברים בלתי צפויים!
המילה צפוי בנויה בזמן עבר ובבנין סביל – כלומר, אנחנו לא מאשימים בגלוי את מי שלא צפה
שלא פעל
שלא שם לב.
הדבר היה בלתי צפוי, ואנחנו מתייחסים באמירה הזו רק לדבר עצמו, לא לאנשים שהיו אמורים לצפות אותו, להתכונן אליו ולהכין אותו.
המציאות היא שרוב הדברים שלא טרחנו להביט ולצפות אותם – היו כאן, מתחת לאף, כמו שאומרים, ורק היינו צריכים להסתכל ולראות אותם ולהיות מוכנים כשהם קורים.
את חושבת שלא?
המודל הבא יוכיח לך, עם דוגמאות ופירוט – שרוב הדברים הינם צפויים בהחלט, שאפשר לתכנן אותם או להתכונן אליהם.
המודל עוסק בהחלטות: החלטה עסקית נעשית תמיד בתנאי אי ודאות. אף פעם אין לדעת מה יקרה בעתיד ואי אפשר לחזות בדיוק את התוצאות של כל פעולה, השקעה או הוצאה כספית. בכל זאת, ארגונים ועסקים מחליטים… ומבצעים.
איך הם עושים זאת?
הם מנתחים מה הם יודעים ומה אינם יודעים
מתכננים את מה שאפשר לדעת
ומתכוננים אל מה שאי אפשר לדעת.
כך:
מודל הערכת הסיכונים שעוסק בדרכים להתכונן לקראת דברים שיכולים להתרחש מתאר ארבע אפשרויות שרק אחת מהן היא בלתי צפויה לחלוטין – הפתעה גמורה, כמו למצוא ברבור שחור בבריכה.
אם תבדקי את השבוע הבא, ואת החודש הבא תראי שאת יכולה בקלות לסמן את המתרחש בחייך האישיים – הבוקר, הצהרים, הערב בבית, הקניות, הבישולים – הם קבועים פחות או יותר. מנעד השינויים די קטן.
בעסק גם כן: ערבי חגים, ספירת מלאי, ה15 בחודש, התשלומים באשראי, העובדים, שעות העבודה, תקופות העומס ותקופות היובש, סוף העונה, הקולקציה החדשה – תראי כמה דברים צפויים וידועים יש בלוח השנה העסקי שלך!
אני מזמינה אותך עכשיו, להכניס את הנתונים הללו – התקורות, ההוצאות הקבועות, המכירות הקבועות, הממוצע של שעות העבודה של העובדות שלך – לחשבון מסודר, באקסל או ביומן. פתאם תראי שיותר מחצי מההתנהלות העסקית שלך צפויה מראש, לחלוטין. לדעתי – שישים אחוז, או שבעים.
אבל יש התרחשויות שאנחנו קוראים להן "בלתי צפויות" והסיבה היא שאנחנו לא טרחנו לחשוב עליהן!
התנהלנו בעצימת עיניים, אמרנו לעצמנו "יהיה בסדר" וברגע האחרון… אנחנו משלמות מחיר בכסף, בזמן, באנרגיות, בכעסים, בהתנצלויות… אבל הדברים הללו יכולים היו להיות ידועים מראש! קנסות שלא שילמנו, ביטוחים שלא דאגנו להם, פנסיה שצריך להוריד אחרי חצי שנה של העסקה, כסף שמשכנו למרות שעוד מעט נצטרך לשלם מעמ… את כל אלו אפשר היה לצפות, אפשר היה לתכנן. אם היינו מתכננים אותם – העסק היה זורם בנחת לפחות בשמונים אחוז מהפעילות שלו. בלי הפתעות, בלי לחץ, בלי הפקדות בהולות שגוזלות חצי יום בתורים בבנק ובלי להיות ערה לילה שלם כדי לספור את השעות לדיווח ללקוחות שלי.
האם בכל מקרה עשרים אחוז מההתנהלות העסקית שלנו תהיה בלתי צפויה?
לא.
לפחות 15% מההפתעות העסקיות, הגשם, הנזקים, הסחורה הפגומה, אפשר היה לצפות אותם, להתארגן ולהיערך כדי שתהיה לנו תכנית ב' כשהתקלות הללו יגיעו. פקקים, עיכובים במכס, עובד שחלה, מזגן תקול, הפסקת חשמל – אלו הן דוגמאות נוספות. במשבצת הטעות יושבים דברים שאפשר היה לצפות אותם! אפשר לאתר טעויות ולמנוע אותן!!
זהו, נשארו רק ההפתעות –
והן מעטות מאד!! באחוזים, ההתנהלות העסקית מפתיעה בחמישה או שלושה אחוזים בלבד. נכון שמגיפת הקורונה היתה הפתעה – אבל עכשיו כבר לא. תכנני את 2022 – את יכולה, ובדרך שאדם רוצה לילך – בה מוליכין אותו בסייעתא דשמיא.